一场好的宴会服务开始于一个好的宴会设计。宴会设计包括了从宴会预定到结束全过程中组织管理的内容和程序，以及管理者对宴会流程的严格把控。

　　宴会部必须严格执行宴会的活动计划，这是为了确保宴会的质量--企业的生命。从宴会的程序分为三个阶段，即准备阶段、进行阶段和结束阶段，这三个阶段又可细分为受理预定--计划组织--执行准备--全部检查--宴前接待--开宴服务--结帐送客--整理结束等几个环节。

　　一、宴会预定

　　接受宴会预定时，应根据宴会的人数、要求、标准为宴会作好准备工作、准备工作应以宴会通知单和工作程序的形式通知有关部门。对于大型宴会和高规格宴会，在宴会前应召集所有的宴会服务人员和厨师长开会，介绍宴会程序，安排任务，使所有工作人员都了解情况，特殊菜肴的制作过程和上菜技艺，这样，可以防止宴会服务过程中出现手忙脚乱的情况，确保宴会能有条不紊地进行。各项工作准备好后，宴会经理应对每一项工作仔细地进行检查，及时纠正发现问题，使整个宴会举行做好各项准备工作，各就各位。

　　在客人预餐的同时，向顾客了解所有同宴会有关的要求，如举行宴会的日期、参加宴会的人数、宴会的形式、每人消费的标准以及所需提供的额外服务和物品、客人口味有什么特殊要求等，如果客人已决定预订，可将这些信息直接记入宴会登记本，这样可以防止与其它宴会重叠。宴会登记本上应把所有预订好的宴会和此有关的事项记录下来，如宴会的时间、地点等，必须有专人组织和布置这些事项，对未定下来的宴会，要与举办者保持联系，以求得最终的确定。对已定宴会的举办者同样需要保持联系，以便及时了解人数，日期的变更等信息，如果客人取消预订，则应和蔼地了解取消的原因。

　　二、签订宴会合同

　　对于大型宴会和高档次宴会，必须与客户签定合同，合同中要明确双方的权利和义务，所有经双方同意的特殊要求的项目亦要记入合同，签完合同后，通常应收取一定比例的预付金，假如举办者临时取消宴会，则根据合同规定将全部预付金或部分预付金还与客人，收取预付金及退回预付金的数目各餐厅是不同的，一般由餐厅根据情况而定。

　　在签置合同后，就应当画出宴会的场地安排图，这一般是对大型宴会而言，这些安排图应送至到有关部门并对用户出宴会通知单，宴会通知单也称为工作指令，宴会单是根据合同制定的，是指食品饮料和安排员工工作的依据，有些规定很细的合同复印件可作为宴会单使用，但应将价格抹去。

　　三、宴会开始

　　宴会开始前，客房与餐厅应确定宴会的所有细节安排，以使双方满意，购买好所有原料。

　　客人开始进餐后，应通知厨房，以便安排热炒烹调及时上桌，上菜应按照菜单的顺序一道道上，对于大型宴会，上菜的时间要听从宴会经理流一安排，以免错上、漏上或造成各桌进餐速度不一致的现象，上菜的速度与节奏须掌握好，如太快会显得仓促忙乱，客人享受不到品尝的乐趣，太慢了则可能使宴会出现中断，造成尴尬的局面，每上一道菜都应向客人介绍菜名和烹制方法，如客人有兴趣则可以简单介绍与地方名菜相关的民间故事。有些特殊的菜应介绍食用方法，在介绍前，将菜放在转台上展示菜的造型，使客人能领略到菜的色、香、味形态，边介绍边转圈、转台，让所有客人均看清楚。

　　四、宴会结束

　　宴会结束后，应当以文字形式征询客人的意见，这将加深经营者与顾客之间感情，为进一步的合作奠定基础。一个负反馈可指出需要改进的地方，正反馈将增强餐厅的信心，宴会部门所做的每月宴会详细业务表是一种有效的工具，它将有助于分析宴会的收入和成本，使今后的宴会预算有一个数字依据。

　　最后要建立客源形式档案系统，可以为今后的业务提供历史资料，如某些企业的周年庆典日、某个领导生日等，这样推销人员便可有目的地进行推销。

　　宴会作为特殊的市场需求，为酒店带来了较高的利润，很大程度上增加了酒店收益。为了增大宴会业务，酒店为此特地增设了宴会管理人员，这就需要管理人员具有较全面的知识，比如食品服务管理、员工组织管理以及经营财务控制，所以说一个好的宴会管理人员，将是宴会成功的关键。

内容提供：深圳萧世酒店宴会设计