你也许喜欢乱乱的工作环境，比较自在，但有秩序的收纳工作会限制创造力吗? 茱莉?摩根斯坦认为收纳是要释放而非限制你的创造力，因为它替你和工作材料间建立一条快速捷径，使你更有效率。 她曾帮一位自由作家解决了紊乱的工作方式，利用彩色编码的系统分类，将进行中的作品、已完成的计画和未来创作的想法作清楚的分类归纳，不仅不会影响创作，在整齐的工作环境下，心情轻松明朗，而激励出源源不绝的创造力。

优美办公家具企划部部长连国梁曾经看过一篇报导指出，「日本人平均一天花20分钟找寻文件」，这对走路速度飞快的日本人来说也许是一种奢侈。 对一样惜时如金的台湾上班族来说，收纳观念更不如欧美或日本，好好规划一个符合自己工作需求的办公桌环境，将大大节省你的时间，利用这换来的时间读一篇好文章，或是喝杯咖啡放松一下，都比浪费在一片文件纸海中来得更有意义。 以下5个步骤帮助你轻松做好办公室收纳工作，创造优质工作环境。

Step 1：计算空间，创造空间 上海办公室装修公司 上海办公室装饰公司 上海写字楼装修设计上海办公室装修

要将所有文件物品做适当的规划前，先要了解自己能使用的私人办公空间有多大以及有什么设备。 连国梁指出，一般来说，个人办公桌或办公空间会依职位阶层的高低来分，以一般的上班族而言，基本配备是一张平均130(宽)×70(深)公分的桌子，桌子中央会有一个薄抽屉(日本称为中央引出)，另外再配一个活动袖柜(也就是所谓的桌边柜)，财务或行政部门会搭配直立式公文柜储存大量资料文件。 另外搭配各式会谈桌，还可创造讨论空间。

以功能而言，大致又可分为电脑作业区、文书处理区及收纳储藏区。 电脑区包括有PC的萤幕、滑鼠、键盘以及主机，另外还搭配有喇叭。 目前有些办公桌会将中央薄抽屉改成键盘架，如果把主机放在地上，就可以再争取一些桌面空间。 如果是笔记型电脑当然比较省空间。

文书处理区域的大小通常是扣除掉电脑区及书籍、文件物品后所剩不几的空间，如果你的桌面被一堆堆凌乱的文件、纸张或私人物品淹没，那你可能无法看见桌面甚至没有地方可以书写。 对于空间的运用，宜家家居(IKEA)市场行销企划萧春玉点明东方与西方的不同，「西方人计算空间会看长、宽、高，东方人比较习惯只看平面长、宽，其实地狭人稠的台湾更需要向上争取空间。」例如利用较高的屏风隔板搭配吊柜、挂墙层板等往上延伸等方式，创造收纳空间。

生活工场企划部王芳群创造办公空间也有一套，他利用小型双层储物柜，将抽屉取出分别运用，原本柜子的双层结构及两个抽屉就变成4个储藏空间，多了一倍置物空间。

Step 2：分类归纳 上海办公室装修公司 上海办公室装饰公司 上海写字楼装修设计上海办公室装修 上海写字楼设计

在公司分配有限的空间下，运用一些巧思增加自己的工作空间后，还得要把文件物品归纳得宜，才能算是成功又能真正得心应手。 电脑进入办公室后，大家原本预估纸张的使用会减少，但事实却相反。 连国梁曾看过一篇国外报导指出，「如果说过去的纸张使用量是1，目前用量却是1.3，」可见电脑化时代并未能真正减少纸张的使用。

「分类归纳文件建档的工作太重要了，」行销业务繁多的刘映汝深切体认。 她表示，目前的文件纸张几乎就是A4大小了，把要用而未分类的文件通通整齐地堆叠在一起，放在固定的位置，千万不要散成纸海，这样你要找某一份文件你就知道一定在这一堆了，等看过后再依自己的分类方式归纳好。

初步救急的方式只适用于少量文件，大量的文件还是得靠符合自己工作需求的分类方式来归纳。 以刘映汝的工作来看，她负责公司所有产品的行销事务，所以她会给每个产品一个大的资料夹，每个资料夹中又分成公关、活动、记者会、展览等，分别用L型透明夹收好，做好标签，再汇整收到产品资料夹中，这样就能一目了然。

刘映汝提醒大家，每份文件可能有不同版本，建议每次更新都能注明日期，这样就能快速找到最新版本的文件，如果要追溯之前的内容或是否修订有误，也可轻易找到。 除了用产品别分，连国梁也广纳同事意见，建议可以依经常接触的部门业务来分，例如业务部、行销部、财务部等;或是依文件功能，如合约类、工作报告类、厂商资料类等。 重点就是要了解自己的工作对象与需求来分类，分类后，最好能利用有索引内页的文件分类套来收纳，更便利找寻。

除了纸张文件外，期刊的收藏也占据了很大的空间。 经常阅读期刊的刘映汝曾经把所有的期刊堆叠成一座小山，不仅不利调阅、占空间，有时同事借走后一去不回，也不容易察觉。

现在刘映汝也将期刊有秩序的归档首先先分成周刊、月刊，周刊下又分成：《商业周刊》、《数位周刊》等，月刊又分成《CHEERS杂志》、《天下杂志》等，每一种刊物按期别顺序排好，种类之间再以小隔板或桌上型小书架隔开，这样调阅资料非常便利，同事要借阅也方便，也较不容易遗失。

至于分类到底要分到多细呢? 千万不要分上瘾啰，复杂的分类系统反而可能造成寻找不利。 茱莉?摩根斯坦在《收纳其实很容易》就提醒大家，100个档案中，每个只装2份的文件，不如分类成20个档案，每个有10份文件来得方便。 过于复杂的分类，在一段时间后你自己可能忘记分类的逻辑，以致于找不到文件而备感挫折，导致你又不想好好归纳文件，这样就错失了分类归纳的益处了。

Step 3：收纳就定位 上海办公室装修公司 上海办公室装饰公司 上海写字楼装修设计上海办公室装修 上海写字楼设计

整理出适合自己的分类系统后，记得要做好标签，然后进行收纳就定位。 标签的制作除了一般的标签纸外，还可以选择彩色标签纸，这样更能有助大项分类及寻找。 除了标签的制作，还可以利用有趣的方式来标明。 萧春玉提出国外的例子，以裁缝师来说，会用到许多的针线工具、剪刀与色笔等，他们就会把每一种物件贴在抽屉外代替标签，这样不仅一目了然，更能突显收纳的乐趣与工作的特色。 或是你也可以用拍立得将物品拍摄下来，贴在置物箱的外面，也有异曲同工之妙。

收纳的工具有很多种，可视需求来添购。 如果是往返公文，可以利用双层的文件匣来区分in跟out，也就是待处理或已处理。 通常这类文件夹的设计都可以堆叠或拆除，消费者可自由运用。

而成类的文件，则可以运用活页资料夹、L型透明夹、杂志盒等来收纳，或是利用吊挂式文件夹放置在袖柜的最下层，如果有直立式公文柜或理想柜，也很适合摆放已整理过的吊挂式文件或是杂志盒等。 收纳的工具备妥后，还得为它们找个栖身之处。 放置的位置通常依自己的使用习惯及频率来规划。 桌面上的文件资料最好是经常调阅查询，或马上要用到的，方便随手可得。

中央薄抽屉通常放置文具用品，笔类、回纹针等。 袖柜的上层也是放置较扁薄的物品，而最下层通常会放置吊挂式文件，若以女性来说，也挺适合放置包包、私人物品等，当然这也是收藏零嘴的好空间。 刘映汝还建议，最好连电话、键盘、笔、纸张的摆放位置都依自己的使用习惯来就定位，方便接电话时找纸笔记录，免得手忙脚乱浪费时间，又显的不够专业。

Step 4：创造个人风格 上海办公室装修公司 上海办公室装饰公司 上海写字楼装修设计上海办公室装修 上海写字楼设计

一般简易的桌上型收纳物品都可以透过公司采购，如果你是个流行嗅觉敏锐的上班族，在经济许可下，不妨购买自己喜爱的收纳工具，营造你的工作空间乐趣。

生活工场采购部副理吴雪琴建议，上班族在选择办公桌的收纳用具时，可以色系为分类，红色具有集中视觉的效果，而银灰等中性色则是较个性的颜色，蓝色则象征视觉的自由。 在商品材质的选择上，由于马口铁具有较耐久的特性，适合精打细算年轻的消费者;而木器材质的收纳用品则深受中性沉稳上班族的喜爱。

从事设计的临水装饰还是要提醒大家，收纳工具及色彩虽然能丰富办公空间、营造乐趣，但最好也不要太过繁复，毕竟收纳主重功能，太花俏可能也会影响整齐，甚至增加寻找文件的时间。

Step 5：持之以恒，永保整齐

做好了分类，添购了收纳物品，也把资料就定位后，还要能持之以恒才算成功。 如果能保持随时将文件分类好、就定位当然是最好，但这可能会花掉你太多的时间，所以不妨依自己的便利，选择每天或每星期整理一次，并可视每个阶段的调整分类及收纳方式，永远保持在最佳状态。

中国人最容易舍不得、丢不掉，常常会累积一些无用的东西。 茱莉?摩根斯坦在《收纳其实很容易》提供大家一个80/20比例法则，如果一下子你找不出那重要的20%文件物品，你可以利用小红点标签来帮助你，在一个月内，只要你查询过的文件，或使用过的物品，甚至是你喜欢的小玩意儿，都给它个小红标签，而你找不到的东西也一并记录下来，一个月后，你就知道哪些是你真正需要的东西，赶快清出位置来摆放它们，那些没有贴上红点小标签的，则可以打入冷宫，打包储存，甚至丢弃。

有了整齐清洁的办公环境，不仅做起事来有效率，在分秒必争的工作环境中，有助于提升专业形象，甚至还因此而受到同事欣羡的眼光成为典范，对办公室人际关系也有意想不到的益处。

资料来源： 天下杂志 上海办公室装修公司 上海办公室装饰公司 上海写字楼装修设计上海办公室装修 上海写字楼设计

开会在即，老板等着看你精彩的企画案，你正准备拿着熬了数个夜晚的成果向同事展现，却在这关键时刻，你怎么也找不到你的文件，面对桌上一片凌乱的局面，你感到焦急万分，就连电子档也不知归到哪里去了，最后你只能硬着头皮用口头报告，原本精彩的企画内容无法完整展现，你的心血与专业能力也大打折扣。

或者你是不被同事信任的人? 大家总不敢将文件正本交给你，总要备份才安心，深怕文件到你手上有如石沉大海? 这个时候你应该觉悟了吧? 好好对待你的办公环境，运用一些方法与收纳用品，让你的思绪创意与重要讯息，归纳到一个个有迹可寻的地方，从此让你工作更加有效率。

做好收纳还能提升工作能力

曾在亚马逊网路书店登上排行榜冠军书《收纳其实很容易》(Organizing from the Inside Out，在台湾由时报出版社出版)的作者茱莉?摩根斯坦(Julie Morgenstern)原本是一位毫无秩序的上班族，当了妈妈之后吃足了育儿琐事的苦头，下定决心做好分类收纳的事务，不仅建立了生活秩序，甚至在1989年创办「生活大师」生活管理顾问公司，提供各种收纳咨询服务，主要客户包括美国运通等知名公司，这正是收纳管理的最佳印证。 别小看收纳动作，这有可能开拓你的新事业。

你也许喜欢乱乱的工作环境，比较自在，但有秩序的收纳工作会限制创造力吗? 茱莉?摩根斯坦认为收纳是要释放而非限制你的创造力，因为它替你和工作材料间建立一条快速捷径，使你更有效率。 她曾帮一位自由作家解决了紊乱的工作方式，利用彩色编码的系统分类，将进行中的作品、已完成的计画和未来创作的想法作清楚的分类归纳，不仅不会影响创作，在整齐的工作环境下，心情轻松明朗，而激励出源源不绝的创造力。

优美办公家具企划部部长连国梁曾经看过一篇报导指出，「日本人平均一天花20分钟找寻文件」，这对走路速度飞快的日本人来说也许是一种奢侈。 对一样惜时如金的台湾上班族来说，收纳观念更不如欧美或日本，好好规划一个符合自己工作需求的办公桌环境，将大大节省你的时间，利用这换来的时间读一篇好文章，或是喝杯咖啡放松一下，都比浪费在一片文件纸海中来得更有意义。 以下5个步骤帮助你轻松做好办公室收纳工作，创造优质工作环境。

Step 1：计算空间，创造空间

要将所有文件物品做适当的规划前，先要了解自己能使用的私人办公空间有多大以及有什么设备。 连国梁指出，一般来说，个人办公桌或办公空间会依职位阶层的高低来分，以一般的上班族而言，基本配备是一张平均130(宽)×70(深)公分的桌子，桌子中央会有一个薄抽屉(日本称为中央引出)，另外再配一个活动袖柜(也就是所谓的桌边柜)，财务或行政部门会搭配直立式公文柜储存大量资料文件。 另外搭配各式会谈桌，还可创造讨论空间。

以功能而言，大致又可分为电脑作业区、文书处理区及收纳储藏区。 电脑区包括有PC的萤幕、滑鼠、键盘以及主机，另外还搭配有喇叭。 目前有些办公桌会将中央薄抽屉改成键盘架，如果把主机放在地上，就可以再争取一些桌面空间。 如果是笔记型电脑当然比较省空间。

文书处理区域的大小通常是扣除掉电脑区及书籍、文件物品后所剩不几的空间，如果你的桌面被一堆堆凌乱的文件、纸张或私人物品淹没，那你可能无法看见桌面甚至没有地方可以书写。 对于空间的运用，宜家家居(IKEA)市场行销企划萧春玉点明东方与西方的不同，「西方人计算空间会看长、宽、高，东方人比较习惯只看平面长、宽，其实地狭人稠的台湾更需要向上争取空间。」例如利用较高的屏风隔板搭配吊柜、挂墙层板等往上延伸等方式，创造收纳空间。

生活工场企划部王芳群创造办公空间也有一套，他利用小型双层储物柜，将抽屉取出分别运用，原本柜子的双层结构及两个抽屉就变成4个储藏空间，多了一倍置物空间。

Step 2：分类归纳

在公司分配有限的空间下，运用一些巧思增加自己的工作空间后，还得要把文件物品归纳得宜，才能算是成功又能真正得心应手。 电脑进入办公室后，大家原本预估纸张的使用会减少，但事实却相反。 连国梁曾看过一篇国外报导指出，「如果说过去的纸张使用量是1，目前用量却是1.3，」可见电脑化时代并未能真正减少纸张的使用。

「分类归纳文件建档的工作太重要了，」行销业务繁多的刘映汝深切体认。 她表示，目前的文件纸张几乎就是A4大小了，把要用而未分类的文件通通整齐地堆叠在一起，放在固定的位置，千万不要散成纸海，这样你要找某一份文件你就知道一定在这一堆了，等看过后再依自己的分类方式归纳好。

初步救急的方式只适用于少量文件，大量的文件还是得靠符合自己工作需求的分类方式来归纳。 以刘映汝的工作来看，她负责公司所有产品的行销事务，所以她会给每个产品一个大的资料夹，每个资料夹中又分成公关、活动、记者会、展览等，分别用L型透明夹收好，做好标签，再汇整收到产品资料夹中，这样就能一目了然。

刘映汝提醒大家，每份文件可能有不同版本，建议每次更新都能注明日期，这样就能快速找到最新版本的文件，如果要追溯之前的内容或是否修订有误，也可轻易找到。 除了用产品别分，连国梁也广纳同事意见，建议可以依经常接触的部门业务来分，例如业务部、行销部、财务部等;或是依文件功能，如合约类、工作报告类、厂商资料类等。 重点就是要了解自己的工作对象与需求来分类，分类后，最好能利用有索引内页的文件分类套来收纳，更便利找寻。

除了纸张文件外，期刊的收藏也占据了很大的空间。 经常阅读期刊的刘映汝曾经把所有的期刊堆叠成一座小山，不仅不利调阅、占空间，有时同事借走后一去不回，也不容易察觉。

现在刘映汝也将期刊有秩序的归档首先先分成周刊、月刊，周刊下又分成：《商业周刊》、《数位周刊》等，月刊又分成《CHEERS杂志》、《天下杂志》等，每一种刊物按期别顺序排好，种类之间再以小隔板或桌上型小书架隔开，这样调阅资料非常便利，同事要借阅也方便，也较不容易遗失。

至于分类到底要分到多细呢? 千万不要分上瘾啰，复杂的分类系统反而可能造成寻找不利。 茱莉?摩根斯坦在《收纳其实很容易》就提醒大家，100个档案中，每个只装2份的文件，不如分类成20个档案，每个有10份文件来得方便。 过于复杂的分类，在一段时间后你自己可能忘记分类的逻辑，以致于找不到文件而备感挫折，导致你又不想好好归纳文件，这样就错失了分类归纳的益处了。

Step 3：收纳就定位 上海办公室装修公司 上海办公室装饰公司 上海写字楼装修设计上海办公室装修

整理出适合自己的分类系统后，记得要做好标签，然后进行收纳就定位。 标签的制作除了一般的标签纸外，还可以选择彩色标签纸，这样更能有助大项分类及寻找。 除了标签的制作，还可以利用有趣的方式来标明。 萧春玉提出国外的例子，以裁缝师来说，会用到许多的针线工具、剪刀与色笔等，他们就会把每一种物件贴在抽屉外代替标签，这样不仅一目了然，更能突显收纳的乐趣与工作的特色。 或是你也可以用拍立得将物品拍摄下来，贴在置物箱的外面，也有异曲同工之妙。

收纳的工具有很多种，可视需求来添购。 如果是往返公文，可以利用双层的文件匣来区分in跟out，也就是待处理或已处理。 通常这类文件夹的设计都可以堆叠或拆除，消费者可自由运用。

而成类的文件，则可以运用活页资料夹、L型透明夹、杂志盒等来收纳，或是利用吊挂式文件夹放置在袖柜的最下层，如果有直立式公文柜或理想柜，也很适合摆放已整理过的吊挂式文件或是杂志盒等。 收纳的工具备妥后，还得为它们找个栖身之处。 放置的位置通常依自己的使用习惯及频率来规划。 桌面上的文件资料最好是经常调阅查询，或马上要用到的，方便随手可得。

中央薄抽屉通常放置文具用品，笔类、回纹针等。 袖柜的上层也是放置较扁薄的物品，而最下层通常会放置吊挂式文件，若以女性来说，也挺适合放置包包、私人物品等，当然这也是收藏零嘴的好空间。 刘映汝还建议，最好连电话、键盘、笔、纸张的摆放位置都依自己的使用习惯来就定位，方便接电话时找纸笔记录，免得手忙脚乱浪费时间，又显的不够专业。

Step 4：创造个人风格

一般简易的桌上型收纳物品都可以透过公司采购，如果你是个流行嗅觉敏锐的上班族，在经济许可下，不妨购买自己喜爱的收纳工具，营造你的工作空间乐趣。

生活工场采购部副理吴雪琴建议，上班族在选择办公桌的收纳用具时，可以色系为分类，红色具有集中视觉的效果，而银灰等中性色则是较个性的颜色，蓝色则象征视觉的自由。 在商品材质的选择上，由于马口铁具有较耐久的特性，适合精打细算年轻的消费者;而木器材质的收纳用品则深受中性沉稳上班族的喜爱。

从事设计的临水装饰还是要提醒大家，收纳工具及色彩虽然能丰富办公空间、营造乐趣，但最好也不要太过繁复，毕竟收纳主重功能，太花俏可能也会影响整齐，甚至增加寻找文件的时间。

Step 5：持之以恒，永保整齐

做好了分类，添购了收纳物品，也把资料就定位后，还要能持之以恒才算成功。 如果能保持随时将文件分类好、就定位当然是最好，但这可能会花掉你太多的时间，所以不妨依自己的便利，选择每天或每星期整理一次，并可视每个阶段的调整分类及收纳方式，永远保持在最佳状态。

中国人最容易舍不得、丢不掉，常常会累积一些无用的东西。 茱莉?摩根斯坦在《收纳其实很容易》提供大家一个80/20比例法则，如果一下子你找不出那重要的20%文件物品，你可以利用小红点标签来帮助你，在一个月内，只要你查询过的文件，或使用过的物品，甚至是你喜欢的小玩意儿，都给它个小红标签，而你找不到的东西也一并记录下来，一个月后，你就知道哪些是你真正需要的东西，赶快清出位置来摆放它们，那些没有贴上红点小标签的，则可以打入冷宫，打包储存，甚至丢弃。

有了整齐清洁的办公环境，不仅做起事来有效率，在分秒必争的工作环境中，有助于提升专业形象，甚至还因此而受到同事欣羡的眼光成为典范，对办公室人际关系也有意想不到的益处。